Panduan Apply Visa Schengen via Perancis

pic cr: slon.pics

Yasssh selamat datang kuartal terakhir 2022! Tahun ini sudah hampir lewat, dan kehidupan mulai berjalan normal ya gengss. Kondisi semua orang post-pandemi global yang membuat kita anteng di rumah aja udah hampir bisa dikatakan pulih ya alhamdulillah. Jadi, adakah dari kalian yang sudah mulai jalan-jalan keluar kota atau bahkan keluar negeri lagi?

Yup. Sejak pertengahan tahun ini, kunjungan wisata atau tourism baik dalam negeri maupun luar negeri, sudah mulai fleksibel. Banyak banget negara-negara yang sudah bebas membuka bordernya untuk kunjungan mancanegara, termasuk salah satu destinasi favorit summer nih, alias Eropa (EU)!

Buat kalian yang tertarik untuk akhirnya mengunjungi atau mungkin ingin balik berlibur lagi ke benua biru ini, pasti sudah punya to-do-list utama yang harus diselesaikan sebelum akhirnya berangkat ya, salah satunya adalah, pembuatan Visa Schengen. Untuk mayoritas negara-negara EU yang tergabung ke wilayah Schengen Countries, sampai saat ini masih sangat terbuka dan fleksibel, cukup dengan membuat 1 jenis visa yang berlaku di seluruh 26 negara anggotanya, kita sudah bisa hop on and off antar banyak negara! Negara mana aja sih yang termasuk ke area ini? Berikut daftarnya:

cr: wikipedia

Di Indonesia sendiri, yang biasa menjadi sasaran registrasi Visa Schengen antara lain negara Netherlands atau Belanda, Perancis, dan Jerman. Eh tapi sebenarnya, bagaimana sih cara menentukan tujuan pembuatan visa ini? Lalu, apa saja persyaratan dokumennya? Dan honestly, susah nggak sih kalau mau urus sendiri tanpa agen??

Ternyata, mengurus visa Schengen (tourism atau kunjungan wisata) secara mandiri, cukup mudah loh. Di bawah ini adalah sharing dari pengalamanku sendiri ya, without further ado, go check these out 😃

Memilih Kedutaan untuk Mendaftar Visa Schengen

Salah satu hal paling penting yang harus kita tentukan sebelum memulai proses visa, tak lain dan tak bukan, adalah memilih tujuan permintaan visa. Aturan dasar dari pemilihan kedutaan mana untuk proses pendaftaran, biasanya terdiri dari 3 skenario di bawah:

1. Jika hanya mengunjungi 1 negara, sudah jelas, tujuan permintaan visa langsung kepada kedutaan negara tersebut.
2. Untuk kunjungan multi negara, bisa ditujukan ke negara dengan masa tinggal kita yang paling lama. Contohnya, kamu akan mengunjungi Belanda 2 hari, Prancis 1 hari, dan Spanyol 5 hari, maka, visa Schengen kamu, bisa didaftarkan melalui Kedutaan Spanyol. Atau jika terdapat 2 negara dengan periode kunjungan yang sama, bisa pilih salah satu.
3. Opsi lainnya adalah jika masa tinggal masing-masing negara adalah sama, maka kita bisa mengurus visa Schengen ke kedutaan negara pertama yang kita kunjungi.

Nah, berhubung aku akan mengunjungi beberapa negara EU dan kebetulan Paris adalah kota dengan masa tinggal yang paling lama, di blog ini akan dibahas pemrosesan Visa Schengen melalui Kedutaan Perancis. Ohya, untuk administrasi saat ini kita sudah tidak bisa langsung meminta ke Kedutaan Perancis ya, tapi harus melalui agen official, TLS Contact, baru nantinya diteruskan ke kedutaan.

Urutan Membuat Visa Schengen via Perancis

Secara umum, biasanya proses pembuatan visa dimulai dengan mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan, pendaftaran online dan janji temu, interview, sampai proses menunggu visa selesai. Tapi pada kenyataannya, kita bisa banget loh melengkapi dokumen wajib, sambil menunggu janji temu! Eh gimana? Emangnya pas daftar online, nggak diminta submit semuanya?

Nope! Hanya beberapa dokumen yang harus ada saat pembuatan janji temu secara online. Jadi urutan secara praktisnya seperti ini ya:

1. Tentukan tanggal keberangkatan dan kepulangan kita. Normalnya sih masa tinggal maksimum dalam satu kali kedatangan, bisa mencapai 90 hari. Jadi jangan lebih lama dari periode ini ya.
2. Siapkan dan booking tiket pesawat pulang pergi. Pastikan tiketnya asli ya, sebisa mungkin jangan gunakan dummy ticket, agar peluang diterima visa kita, lebih besar!
3. Booking hotel atau penginapan di negara yang akan kalian jadikan tempat permintaan visa.
4. Download dan isi formulir France-Visa melalui web France Government.
5. Buat janji temu dengan agen official melalui web TLS.
6. Tunggu tanggal appointment sambil memenuhi kelengkapan dokumen yang lain.
7. Datang sesuai tanggal yang disepakati ke kantor TLS untuk menyerahkan dokumen hardcopy, pengambilan foto dan biometrik. Jika semua data sudah dicek, kita tinggal membayar ke loket yang tersedia.
8. Menunggu proses visa dari kedutaan Perancis.

Dokumen yang Harus Dipersiapkan

So far, dokumen wajib yang harus kita serahkan untuk pembuatan visa adalah sebagai berikut:

1. Paspor dengan masa berlaku sampai setidaknya 3 bulan dari tanggal kepulangan kita dari EU. Paspor harus memiliki seminimal mungkin 2 halaman kosong. Tidak ada perbedaan syarat antara paspor biasa maupun e-paspor.
2. Formulir France-Visa yang bisa diunduh setelah kita mengisinya secara online. Cek caranya di bawah ya. Formulir ini adalah checklist resmi dari Pemerintah Perancis terkait dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan juga nomor urut pendaftaran visa kita.
3. Foto berwarna standard visa, ukuran 4.5 x 4.5cm dengan latar belakang putih, yang diambil dalam waktu 6 bulan terakhir (Sebenarnya ini untuk syarat awal, karena foto yang akan dicetak pada visa kita nantinya, justru foto saat sesi pengambilan biometrik di janji temu dengan TLS).
4. Tiket booking pesawat pulang pergi dari Indonesia. Pastikan tanggal kedatangan dan kepulangan sesuai dengan yang kita isi di formulir ya.
5. Kartu Keluarga (fotocopy, tapi untuk berjaga-jaga bisa dibawa juga hardcopy asli saat janji temu).
6. Konfirmasi reservasi hotel atau penginapan selama masa kunjungan. Bukan hanya saat di Perancis ya, tapi harus di setiap negara yang kita datangi.
7. Daftar itinerary kunjungan. Tidak ada format khusus, bisa dibuat daftar atau tabel aja dengan menyertakan tanggal/hari, negara/kota, dan main highlight atau kegiatan/ objek wisata utama yang akan didatangi. Tanggal disini harus disamakan dengan jadwal reservasi di masing-masing negara ya.
8. Surat keterangan bekerja dengan kop perusahaan asli, yang menyatakan bahwa kita merupakan karyawan aktif. Kalau bisa ditambahkan keterangan tanggal keberangkatan kita dan gaji juga ya. Tujuannya sebagai 'jaminan' kita tidak akan menjadi imigran gelap untuk mencari pekerjaan disana. Anyway, syarat ini hanya untuk yang aktif bekerja sebagai karyawan ya. Buat kamu yang memiliki usaha sendiri atau tidak bekerja, biasanya harus membuat surat keterangan khusus. Cek aja di formulirnya ya.
9. Keterangan kondisi keuangan kita: rekening koran selama 3 bulan terakhir dan slip gaji (jika ada). Jumlah rekening itu sendiri sebenarnya masih abu-abu, tapi setidaknya untuk visa via Perancis, jumlah minimum kebutuhan per orang per hari adalah 120 EUR. Namun apabila kita sudah mengkonfirmasi adanya prepaid atau akomodasi yang sudah dibayar lunas, angka tersebut turun ke 65 EUR per hari. Jadi jika kita berencana berkunjung 10 hari, tinggal dikali aja nih, 65 x 10 = 650 EUR atau sekitar 9.8 juta IDR harus ada di rekening kita. Tapi, jangan lupakan juga biaya-biaya lain yang mungkin timbul, sehingga saldo di rekening, tidak boleh terlalu tipis! Sekali lagi, untuk besar angka saldo, tidak ada yang tahu pasti batas minimum dari kedutaan atau pemerintah Perancis. Kalau denger-denger pengalaman sih, angka aman yang harus disiapkan (angka terakhir pada saldo), ada di angka 40-50 juta IDR per orangnya.
10. Travel health insurance atau asuransi perjalanan, yang setidaknya meng-cover 30,000 EUR dan harus berlaku di semua negara Schengen sesuai dengan tanggal kunjungan (periode kunjungan harus berada dalam 1 line kalimat). Pastikan juga nama yang tertera sama dengan nama kita di paspor ya.

Pengisian Formulir France-Visa

Formulir resmi untuk registrasi visa dapat diisi kemudian diunduh melalui official website pemerintah Perancis ini ya: France-visas.gouv.fr. Pada laman utama ini akan ditampilkan alur proses secara general. Bisa dicek dulu juga ya apakah kita memerlukan visa atau tidak. Tapi normalnya sih jika tidak memiliki kerabat atau kondisi khusus lain, semua WNI wajib untuk mendaftarkan visa ya, jadi bisa di-skip langkah pertama jika kamu sudah yakin!

cr: France-visa web

Dari keempat langkah tersebut, hanya nomor 2 yang bisa kita lakukan melalui situs France-Visa ini. Caranya cukup mudah, langsung aja klik nomor 2 dan 'Access the visa application', atau 'My Account' untuk mulai membuat akun.

Setelah mengisi informasi dasar akun (nama, email, verifikasi, dll), langsung pilih 'create a new application or a new group of applications', kemudian isi semua data diri yang dibutuhkan.

cr: TLS guide

cr: TLS guide

Untuk pengisian detail perjalanan, harus diperhatikan agar memilih 'No' untuk pertanyaan apakah ingin mengunjungi anggota negara lain walaupun hanya beberapa jam. Jika kamu hanya ingin mengunjungi mainland Perancis, cukup klik 'No'. Negara bagian disini adalah beberapa area (biasanya kepulauan) di luar mainland yang masih menjadi anggota Perancis.

Sedangkan untuk 'jumlah izin masuk yang diinginkan' dan 'rencana kunjungan Perancis pada tahun berikutnya' adalah untuk melihat potensi kita berkunjung akan seberapa sering/ banyak, untuk kesempatan diberikannya multi-entries visa.

cr: TLS guide

Untuk kolom kontak atau akomodasi, bagi kamu yang akan menginap di hotel, centang 'My hotel or place of accommodation' ya. Nanti kita akan diminta mengisi nama hotel (selama di Perancis), lengkap dengan email dan nomor telepon hotel yang bisa dihubungi. Saran, untuk pengajuan visa, pilih hotel yang menyediakan kedua informasi ini ya, terutama email. Pada aplikasiku kemarin, aku memilih untuk menginap di salah satu anggota Accor Group atau Ibis Hotel, yang mana kontak masing-masing cabang hotelnya sudah jelas tertera di official website Accor.

Setelah lengkap mengisi formulir, laman terakhir adalah Recap atau rangkuman dari formulir tersebut. Pastikan tidak ada yang terlewat dan informasi sudah sesuai dengan rencana kita ya. Kalau kita akan berangkat dalam 1 grup atau misalnya 1 keluarga, klik 'Add a request' di bawah laman rangkuman, untuk menambahkan orang dan mulai mengisi formulir baru.

Jika sudah, cukup klik 'Continue' untuk mengirim formulir. Jangan lupa untuk men-download formulir ini (klik logo pdf), dan simpan nomor pendaftaran (FRAxxxxxx).

cr: TLS guide

Kurang lebih, model dokumen yang diunduh nanti tampilannya seperti ini awalannya:

Pembuatan Janji Temu dengan Agen TLS

Langkah selanjutnya adalah membuat janji temu pada website TLS. Kita juga harus membuat akun disini, karena akun pada web France-Visa tidak terhubung dengan TLS. Setelah verifikasi dan masuk ke laman visa application, pilih 'I have completed my France-Visa form'. Selanjutnya akan muncul formulir data diri dan rencana perjalanan yang harus kita isi. Pertanyaannya kurang lebih mirip dengan France-Visa, jadi pastikan informasi yang kita masukkan, bisa aligned ya.

Setelah mengkonfirmasi formulir, next kita harus memilih jadwal temu. Dua pilihan yang tersedia adalah prime time dan normal working days. Untuk kamu yang tidak sempat bertemu di hari dan jam normal kerja, bisa banget pilih prime time yang merupakan tambahan jam-jam di luar waktu normal seperti weekend/ Sabtu, pagi, dan sore. Tentunya ada biaya tambahan yang dibebankan ya, kurang lebih sekitar 500ribuan. Pilih slot jam warna hijau yang artinya masih kosong (available).

cr: TLS guide

Setelah konfirmasi jadwal, tinggal tunggu hari H deh! Jadwal yang sudah dipilih masih bisa diubah selama slot masih ada yang available. Email notifikasi reminder akan dikirimkan oleh sistem secara otomatis saat H-3 dan H-1 janji temu.

Ohya by the way, tingginya permintaan visa pasca pandemi, membuat antrian appointment juga padat nih. Di bulan Juli saja, lama tunggunya bisa mencapai 3 minggu. Dan pendaftaran di akhir bulan Agustus, tanggal available baru tersedia di pertengahan Oktober untuk normal working days. Walaupun prime time saat ini juga selalu penuh dan sulit banget buat masuk. Pendaftaran visa sendiri sebenarnya sudah diperbolehkan sejak 6 bulan sebelum keberangkatan. Jadi atur jadwalmu lebih awal ya untuk antisipasi hal-hal seperti ini.

Hari H Appointment!

Pastikan datang di lobi kantor TLS paling telat 15 menit sebelum janji temu! Karena bukan hanya 1 atau 2 orang yang akan mengurus visa, pengaturan jadwal di TLS cukup tepat waktu. Nantinya, petugas di pintu masuk akan mengumumkan jadwal sesuai jam, dan siapapun yang booking di waktu tersebut boleh masuk dan memproses ke loket selanjutnya.

Pertama masuk, nomor pendaftaran visa kita akan dicek dan petugas akan melakukan screening secara singkat untuk dokumen hardcopy. Next kita akan diarahkan ke counter layanan biasa, atau premium, sesuai dengan yang kita booking. Disini, barulah dokumen kita akan dicek kelengkapannya, tapi bukan validitasnya ya, Melainkan hanya memastikan dokumen yang dibawa sudah sesuai dengan checklist pada formulir France-Visa. Jika terdapat dokumen yang kurang atau salah, petugas akan menginfokan dan biasanya, kita diberikan waktu hingga siang untuk melengkapi kekurangan tersebut. Ohya anyway, di basement area parkir, ada kantor JNE, yang katanya bisa untuk cetak dokumen yang kurang (cmiiw yaa 😁). Di tahap ini sih, tidak ada wawancara aneh-aneh ya. Memang pure hanya pengecekan dokumen apakah sudah lengkap atau belum. Validasi dokumen tetap di tangan kedutaan Perancis.

Jika semua dokumen sudah oke, kita akan ditanya untuk pengambilan paspor ke kantor TLS sendiri, atau ditawarkan untuk pengiriman langsung ke alamat rumah. Karena lokasi TLS yang cukup jauh, aku otomatis pilih agar paspor dikirim langsung ke rumah. Kita akan diminta mengisi formulir pendek untuk pengiriman dokumen oleh JNE (yang ternyata tidak dipungut biaya juga nih).

Konter dokumen selesai, saatnya membayar! Biaya visa sendiri adalah sebesar 80 EUR atau sekitar 1.2 juta IDR, ditambah dengan biaya servis TLS sekitar 500ribuan, sehingga total biaya normal adalah 1.8 jutaan IDR. Pembayaran bisa dilakukan menggunakan cash, debit, atau scan QR code. Setelah itu baru lanjut ke pengambilan foto dan biometrik sidik jari. Total semua proses hanya memerlukan kurang lebih 15 menit, dan tidak ada antrian, karena jumlah konter yang cukup banyak, alur proses bisa mengalir cepat.

Pasca Aplikasi

Selama proses tunggu, kita bisa mengecek status di akun kita pada website TLS, walaupun sebenernya gak terlalu ngefek siiih. Iya, statusnya hanya masih 'in progress' (warna kuning) atau sudah 'done' (warna hijau). Lama proses di kedutaan normalnya sekitar 2 minggu, tapi jika kondisi lebih sepi bisa juga lebih cepat. Nah, kalau akhir-akhir ini dan mungkin masih sampai tahun depan, tingginya permintaan juga mempengaruhi proses approval. Untuk janji temu September kemarin, lama periode tunggu masih di 3 minggu. Untuk lama pemrosesan visa, tidak ada bedanya ya antara premium dengan yang normal. Untuk paspor yang sudah dinyatakan selesai proses, akan dikirimkan ke alamat TLS atau sesuai dengan yang kita minta kemarin saat appointment. Status apakah permintaan visa kita diterima atau ditolak, adalah di luar kuasa TLS. Dokumen paspor yang selesai diproses akan di-packing rapi dan tertutup sampai ada di tangan kita.

Well? Gampang kan proses permintaan visa Schengen ini? Cukup gampang kok, yang penting semua dokumen sudah sesuai dengan checklist, insyaaAllah sih aman yaa. Dan panduan di masing-masing website plus selama appointment dengan TLS, cukup jelas dan mudah dimengerti.

So, sudah siap urus visa Schengen-mu? Selamat mencoba, good luck!